Een goede sollicitatiebrief

In mijn vorige blog (over aandachtspunten bij het schrijven van een CV) heb ik beloofd te schrijven over een goede sollicitatiebrief.

Het schrijven van een sollicitatiebrief bezorgt velen hoofdbrekens. Wat zet u er wel in en wat niet? Hoe lang moet een sollicitatiebrief zijn? Wat zijn valkuilen? Is een sollicitatiebrief überhaupt wel nodig, het CV zegt immers toch al voldoende?

• Is een sollicitatiebrief wel nodig, het CV zegt immers toch al voldoende? Een goed CV zegt inderdaad voldoende over uw ervaring; vanuit dat oogpunt is een sollicitatiebrief inderdaad niet nodig. Een sollicitatiebrief is echter geen aanvulling op uw CV, maar een motivatie voor de sollicitatie. Dát is de reden waarom een sollicitatiebrief wel nodig is. Waarom solliciteert u op de betreffende functie? Dat wil een werkgever in een sollicitatiebrief lezen. 
• Wat zet u wel en niet in de sollicitatiebrief?
• Wel:
• De aanleiding van uw sollicitatie;
• Een concreet omschreven motivatie op de functie;
• Iets over uw persoonlijkheid;
• Taalgebruik: to-the-point.
• Niet:
• Een herhaling van uw CV (werkervaring, opleiding, hobby);
• Zinspelen op informatie die niet gegeven is (wij komen soms brieven tegen waarin bijvoorbeeld gezinspeeld wordt op een ‘aansprekende bedrijfscultuur’; iets over die bedrijfscultuur wordt echter nergens specifiek genoemd);
• Het geven van niet-relevante informatie (dat is alles wat niet met de functie te maken heeft);
• Geen wollig taalgebruik.
• Hoe lang moet een sollicitatiebrief zijn? U wilt dat uw brief gelezen wordt. Zorg daarom dat een brief niet te lang is. Wij adviseren een sollicitatiebrief van ongeveer 3, 4 alinea’s, waarbij iedere alinea een handvol zinnen bevat. Enerzijds geeft een dergelijke lengte aan dat u de moeite heeft gedaan om een sollicitatiebrief te schrijven en anderzijds voorkomt u hiermee dat een brief vanwege lengte niet (geheel) gelezen wordt.
• Indeling. Tijdens mijn eerste commerciële opleiding werd ik bekend gemaakt met het AIDA-model. Dit is een marketingmodel dat gebruikt wordt om bijvoorbeeld reclame-uitingen op te stellen. Sommigen menen dat deze methode achterhaald is. Persoonlijk ben ik echter van mening dat de AIDA-methode u uitstekend van dienst kan zijn bij het schrijven van een goede sollicitatiebrief.
• Attention: Trek de aandacht van de recruiter / P&O-er door kort en krachtig uzelf te introduceren. Let op: u kunt ook op een verkeerde manier aandacht trekken. Ga dus niet lollig doen, zet uw brief niet vol met oneliners en gebruik één lettertype. Houd het zakelijk.
• Interest: Zorg dat de recruiter / P&O-er geïnteresseerd raakt doordat u helder en duidelijk aangeeft waarom u interesse hebt in de functie. Gebruik steekhoudende argumenten waarom u geschikt bent voor de vacature.
• Desire: Versterk het voorgaande door te verwijzen naar bepaalde aspecten uit uw CV of haal bepaalde elementen uit assessments aan die je in het verleden gemaakt hebt. Laat blijken dat u zeer geïnteresseerd bent. Iets teveel enthousiasme is beter dan te weinig.
• Action: Sluit af met een ‘call-to-action’. U wil graag een gesprek. Bijvoorbeeld: ‘Graag ga ik met u in gesprek betreffende deze vacature’.

Samengevat: zorg dat je brief, 3 tot 4 kernalinea’s heeft. Maak de afzonderlijke alinea’s niet te lang. Gebruik geen wollige taal, maar wees to-the-point. Uw sollicitatiebrief is geen aanvulling op uw CV (en zeker geen herhaling van datgene wat ook in uw CV staat), maar een motivatie voor uw sollicitatie. Het klinkt allemaal best logisch, maar voor veel mensen is het schrijven van een goede sollicitatiebrief een nachtmerrie. Ik hoop dat deze tips van toegevoegde waarde zijn.

Over het schrijven van een sollicitatiebrief valt veel meer te zeggen dan datgene wat u hierboven vindt. Dus wie nog meer vragen heeft, stel ze gerust!

Vijf aandachtspunten bij het schrijven van een CV

Omdat recruitment ons beroep is ontvangen wij wekelijks tientallen CV’s. Daarnaast zien wij per persoon per week ook zeker 100 CV’s op CV-databanken. Kortom, in totaal passeren wekelijks honderden CV’s ons recruitmentkantoor in Barneveld. Je begrijpt wel: al deze CV’s worden door ons niet tot op de punt en de komma gelezen. Voor veel HR- en P&O-managers zal hetzelfde gelden: niet ieder CV wordt detaillistisch gelezen. Een CV wordt gescreend en bij aansluiting wordt een CV verder gelezen. Het is dus van groot belang dat je CV bij de eerste screening opvalt en in de smaak valt. Hoe doe je dat?

Over het schrijven van een aantrekkelijk en goed CV is veel te zeggen; wij geven je graag een overzicht van vijf punten waaraan je aandacht moet schenken bij het schrijven van een CV.

1. Relevantie. De laatste - pakweg - vijf jaar zijn relevanter dan de jaren daarvoor. Komt de taakbeschrijving van de huidige / laatst genoten functie overeen met de werkzaamheden uit de vacature? Zo niet, dan is de kans groot dat je CV al snel terzijde wordt geschoven. Het versturen van een niet-relevant CV is vaak tijdsverlies van zowel de ontvangende als de versturende partij.
2. Resultaten. Het doet misschien wat niet-Nederlands aan, maar een werkgever wil resultaatgerichte mensen aannemen. Bij de ene functie is het wat gemakkelijker (bijvoorbeeld accountmanagers) om resultaten te omschrijven dan bij de andere. Resultaten kunnen uitgedrukt worden in cijfers, maar kunnen ook omschreven worden. Dit is afhankelijk van persoonlijkheid en type functie.
3. Overzicht. Veel CV’s worden geschreven vanuit het oogpunt van de eigenaar van het CV en niet vanuit het oogpunt van de ontvanger. De ontvanger van het CV heeft (vaak) geen voorkennis van de persoon achter het CV. Overzicht is daarom van cruciaal belang. Zorg dat alles netjes gerubriceerd staat en zorg dat niet-relevante tekst weggehaald wordt.
4. Gaten in het CV. Gaten in het CV vallen snel op. Afgestudeerd in 2000, uitzendbanen gehad van 2000 – 2002 en daarna je eerste serieuze baan gekregen? Vermeld dan, heel kort, dat je van 2000 – 2002 uitzendbanen hebt gehad. Maar wees ook open over ontslag en het niet direct kunnen vinden van een nieuwe baan.
5. Kort en krachtig. Het beoefenen van de kunst van het weglaten komt bij het opstellen van een CV zeer goed van pas. Te vaak komen wij CV’s tegen die doen denken aan een boekwerk. Informatie over functies uit het verleden die niet relevant zijn voor de functie waarop je solliciteert, kan weggelaten worden. Geef een functietitel en een omschrijving van één zin. Dat is meer dan voldoende. Zorg anderzijds dat relevante informatie wél in het CV staat. Met name oudere werknemers willen nog wel eens hun geboortedatum weglaten. Begrijpelijk, maar onverstandig: het roept alleen maar vraagtekens op.

Net zoals je bij iedere sollicitatie een nieuwe brief maakt (waar ik in mijn volgende blog op in zal gaan), kun je het beste ook bij iedere sollicitatie je CV (aan de hand van de vacaturetekst) optimaliseren. Dit kost tijd en vraagt - zeker als je regelmatig solliciteert - discipline, maar je zult hier zeker geen spijt van krijgen!

Zomervakantie

De zomervakantie lijkt nu echt begonnen. Een aantal collega’s zijn op vakantie gegaan en ook bij klanten en kandidaten is te merken dat de zomervakantie heel dichtbij is. Gisteren nog een afspraak geregeld voor een kandidaat die vandaag nog op gesprek gaat bij een klant. De kandidaat gaat maandag twee weken op vakantie, dus was de vraag of het gesprek nog voor de vakantie kon.

De zomervakantie is traditioneel de periode waarin mensen gaan nadenken over hun toekomst. In de Franse bergen, aan de Spaanse stranden of op de Hollandse camping is het gemakkelijk om van een afstandje naar werk en werkgever te kijken en conclusies te nemen. Eenmaal thuis worden vacaturebanken enthousiast geraadpleegd; werkgevers kunnen in september weer meer sollicitaties tegemoet zien.

Uit een onderzoek van Hays Group blijkt dat nog in 2010 een massale uittocht van personeel dreigt. 59% van de werknemers gaat in 2010 op zoek naar een nieuwe baan. Dat is een enorm hoog percentage. Overigens worden in dit onderzoek onder werknemers middel- en seniormanagers en tevens specialisten verstaan.

We zijn halverwege 2010 en wij als bureau hebben van de grote uittocht nog niet veel gemerkt. Maar misschien dat de zomervakantie daar verandering in gaat brengen. Veel werknemers zijn wellicht een jaartje langer bij hun werkgever gebleven om economische redenen (‘ik heb nu een vaste baan en die wil ik voorlopig houden’).

Het vasthouden van personeel is een kunst. Het is geen eenmalige actie, maar een langdurig traject. Voor veel managers en directeuren hebben de afgelopen jaren in het teken gestaan van financieel overleven. Personeel vasthouden en het vergroten van werknemersbetrokkenheid staat dan niet automatisch bovenaan het prioriteitenlijstje. Hoewel 59% van de werknemers mij onwaarschijnlijk hoog lijkt, sluit ik om bovengenoemde reden niet uit dat de verwachte massale uittocht wel eens werkelijkheid zou kunnen worden.

Benieuwd wat de zomervakantie ons brengt!

Matthijs Visscher, m.visscher@aatop.nl, vrijdag 9 juli 2010